Allmybanks accompagne le groupe international Gattefossé grâce à EBICS TS

Pourriez-vous nous présenter le groupe Gattefossé ?

Gattefossé est un groupe fondé il y a 130 ans dans la région lyonnaise, spécialisé dans la fabrication et la commercialisation d’ingrédients pour la pharmacie et la cosmétique. Nous employons 250 personnes et possédons 13 filiales de distribution dans le monde entier. Dans les pays dans lesquels nous ne sommes pas implantés, nous faisons appel à des distributeurs extérieurs. En 2013, notre groupe a enregistré un chiffre d’affaires consolidé de 80 millions d’euros. Gattefossé SAS, la société de production qui couvre l’ensemble des besoins du groupe se situe quant à elle à Saint-Priest dans le Rhône.

Quelle est votre position au sein de la société ?

J’ai intégré le groupe en 2001 en tant que Responsable Comptable de Gattefossé SAS. Aujourd’hui, je suis en charge également de l’arrêté des comptes de Gattefossé Holding et de la consolidation statutaire du groupe. Je suis assisté pour cela d’une équipe de deux personnes, basée tout comme moi à Saint-Priest.

Je m’occupe aussi depuis sa mise en place en 2005 des problématiques informatiques liées au module finance de notre ERP au sein des filiales utilisant SAP (États-Unis, Allemagne, Italie, France et Inde). Lors de chaque déploiement, je me rends sur les sites pour piloter les installations et les paramétrages nécessaires. Ce travail avec les équipes locales est indispensable et il permet ensuite de faciliter nos échanges.

Comment est organisée la fonction financière au sein de votre groupe ?

Guillaume Querneau, Directeur administratif et financier du groupe, assure la responsabilité fonctionnelle des filiales en matière financière et de contrôle de gestion. Il prend lui-même en charge l’optimisation de la gestion de la trésorerie du groupe, les filiales restant quant à elles autonomes dans la gestion de leurs paiements courants.

Nous avons mis en place avec nos partenaires bancaires un système de cash pooling de nos entités françaises.

Dans quel contexte avez-vous commencé à travailler avec Exalog ?

A l’origine, notre groupe s’appuyait sur un outil installé sur PC. Suite à de nombreux problèmes techniques, dus notamment à l’utilisation de modems externes, nous avons décidé de nous orienter vers un nouveau système. Sur les conseils de notre banque, nous nous sommes rapprochés d’Exalog et nous avons découvert le logiciel de communication bancaire Exabanque, solution qui correspondait à notre besoin de l’époque. Les principaux critères ayant motivé notre choix étaient la modernité, la facilité d’utilisation et l’hébergement en mode SaaS (Software as a Service).

Par la suite, vous avez décidé d’adopter Allmybanks, autre logiciel d’Exalog, pour déployer un système commun dans vos entités françaises et vos filiales étrangères.

Effectivement, nous avons décidé de migrer du logiciel Exabanque vers le logiciel Allmybanks pour disposer d’une solution internationale. Dans un premier temps, nous avons implanté Allmybanks en France (juillet 2013) et avons à cette occasion sécurisé nos flux en adoptant la signature numérique, en remplacement de la validation par fax.

Rapidement, nous avons implémenté la solution au sein de notre filiale allemande afin de dématérialiser et automatiser le circuit de traitement des paiements, augmentant ainsi la productivité du service comptable local. Nous aspirons à terme à faire de même pour nos autres filiales travaillant sur SAP, à commencer par l’Italie,et disposer ainsi d’une position consolidée groupe.

Comment s’est déroulée votre migration d’Exabanque vers Allmybanks ?

En elle-même, la migration des données d’Exabanque vers Allmybanks s’est très bien passée. En revanche, la mise en place de la signature numérique a été longue du fait des contraintes techniques liées à la mise en place des signatures électroniques et d’une réactivité inégale de nos différentes banques lors de la signature des nouveaux contrats bancaires.

Pouvez-vous nous parler du déploiement d’Allmybanks dans votre filiale en Allemagne ?

Les différences de mentalité et d’appréciation entre nos deux pays, ajoutées aux complications d’ordre linguistique ont été des éléments pénalisants. La présence chez Exalog d’un interlocuteur parlant allemand a facilité les échanges avec notre banque sur les aspects techniques du projet.

Nous avons également rencontré des difficultés lors de la mise en place dans Allmybanks des versions allemandes des formats EBICS-TS et SEPÄ, qui diffèrent des versions françaises déjà en place dans l’outil. Aujourd’hui, ce souci a été résolu, et nous ne rencontrons plus aucun problème de communication bancaire.

Quelles sont les prochaines étapes du déploiement d’Allmybanks ?

Outre la consolidation des relevés de comptes de nos filiales internationales sur le logiciel Allmybanks, nous étudions la possibilité de mouvementer les comptes locaux depuis l’application. Notre besoin à ce jour est de conserver une organisation décentralisée, tout en bénéficiant des avantages d’une solution logicielle centralisée pour l’ensemble du groupe (sécurité, rapidité, harmonisation).

Ensuite, le module de trésorerie d’Allmybanks nous intéresse, le groupe ne disposant pas d’outil en la matière, en particulier la gestion prévisionnelle ainsi que les états de reporting (module AMB Charts).

Globalement, comment se déroule votre collaboration avec Exalog, et quelle image avez-vous de l’éditeur ?

Un des avantages d’Allmybanks est sa facilité de prise en main. Ayant moi-même paramétré Allmybanks, je connais bien le logiciel et je parviens souvent à répondre aux questions soulevées par les utilisateurs internes. Mais lorsque nous sommes confrontés à des difficultés plus pointues, Exalog est très disponible et nous sommes satisfaits des services et de l’assistance fournis.