AramisAuto, le leader de la distribution automobile multimarques choisit Exalog

Pourriez-vous nous présenter AramisAuto ?

AramisAuto a été créée en 2001 par Guillaume Paoli et Nicolas Chartier, Directeurs Généraux. C’est une société de distribution automobile multimarques au service des particuliers qui opère par Internet, téléphone et en agence (Aramisauto.com). L’entreprise emploie aujourd’hui quelques 290 collaborateurs. En 2013, notre chiffre d’affaires était de 330 millions d’euros (+23%) avec plus de 30.000 véhicules commercialisés en France et en Allemagne.

Quelle est votre position au sein de la société ?

J’ai intégré la société en 2010, en tant que Chef Comptable. AramisAuto souhaitait à cette époque internaliser la fonction, qui était gérée par un cabinet comptable. Cette volonté s’inscrivait dans un projet plus global de structuration de l’entreprise, après dix ans d’existence.

Comment est organisée la fonction trésorerie dans votre groupe ?

Le service comptable que je dirige est composé de 8 collaborateurs. Nous sommes organisés de manière assez classique autour des postes de comptabilité clients, comptabilité fournisseurs, trésorerie et comptabilité générale. Le service est rattaché à M. Fargues, Directeur Financier de l’entreprise, qui est également en charge du contrôle de gestion.

Dans quel contexte et selon quels critères avez-vous choisi le logiciel d’Exalog ?

Avant de faire appel à Exalog, AramisAuto fonctionnait avec un logiciel comptable permettant la transmission des remises aux banques en EBICS. La confirmation des ordres se faisait par fax.

Du fait de notre activité, les règlements sont nombreux et conséquents (de 1,5 à 2 millions d’euros journaliers). Ainsi, lorsque nous avons décidé de changer de système, nous souhaitions faire évoluer notre communication bancaire et adopter la signature numérique (EBICS TS) afin d’améliorer la sécurité de nos paiements. Notre outil comptable n’étant pas en mesure de nous le proposer, il nous fallait étudier les offres des éditeurs du marché.

Nous avions également besoin d’une solution accessible facilement. Effectivement, les deux signataires de l’entreprise (les fondateurs) opèrent depuis un site distinct de celui de la direction financière et sont très mobiles.

Pour finir, avec l’ouverture d’une première filiale étrangère (Allemagne) et d’autres en perspectives, nous souhaitions trouver un logiciel permettant une gestion des flux financiers à l’international.

Nous avons contacté Exalog sur recommandation de notre Directeur Financier, et notre décision finale a été prise en tenant compte de plusieurs critères. D’une part, l’accessibilité du logiciel proposé : Allmybanks. Ensuite, la solution d’Exalog offrait des fonctionnalités de gestion de trésorerie poussées qui répondaient à nos besoins futurs, et nous offraient ainsi une perspective d’évolution certaine. L’envie d’Exalog de nous accompagner dans nos projets a fini de nous convaincre.

Comment s’est déroulé le déploiement d’Allmybanks, la solution d’Exalog ?

La mise en œuvre d’Allmybanks a débutée en octobre 2012 et s’est faite par étapes.

En premier lieu, nous avons travaillé sur la communication bancaire (réception des relevés et émission des ordres) et le workflow de validation des remises. Pour ce dernier, nous avons conservé le même mode de fonctionnement que nous avons dématérialisé. Les deux fondateurs valident les remises en ligne, puis elles sont signées numériquement par moi-même ou M. Fargues le Directeur Financier.

Les fondateurs ne signent donc pas eux-mêmes les remises ?

Non, effectivement. Ils travaillent tous les deux sur des ordinateurs Mac qui ne permettaient pas la connexion aux clefs 3SKey à l’époque de la mise en place de la signature numérique chez AramisAuto. La direction financière était donc responsable de la validation numérique, et cette organisation a perdurée.

Depuis 3 mois, nos deux dirigeants utilisent l’application iPhone d’Allmybanks pour valider les ordres. Ils sont avertis automatiquement par des alertes sur leur Smartphone lorsqu’ils ont des remises en attente. Ils adhérent à 100% à cet outil en adéquation avec leur besoin de mobilité.

Quelles ont été les étapes suivantes du déploiement d’Allmybanks ?

Le deuxième projet auquel nous nous sommes attelés a été le rapprochement comptable. Malheureusement, nous avons dû stopper notre travail car les données extraites de notre outil comptable n’étaient pas assez riches pour être intégrées dans Allmybanks afin d’être rapprochées. Nous attendons aujourd’hui de changer cet outil pour pouvoir relancer le projet de rapprochement.

La dernière étape de la mise en œuvre d’Allmybanks chez AramisAuto concerne la gestion de trésorerie, auparavant gérée sous Excel, puisque nous souhaitons gérer nos prévisions et notre réalisé par typologie de flux directement dans l’application. Nous avons commencé la formation de nos équipes peu avant les vacances d’été. Notre objectif est d’être opérationnel sur la trésorerie d’ici fin mars 2014. En parallèle, d’autres projets ont été lancés (comme la dématérialisation des notes de frais) qui expliquent ce calendrier un peu long.

Quel bilan pouvez-vous faire de la mise en œuvre et de l’utilisation d’Allmybanks chez AramisAuto ?

Je dirais que nous nous sommes sentis un peu seuls au moment de la signature des contrats EBICS TS avec nos banques. Le manque d’harmonisation de vocabulaire entre nos différents interlocuteurs a probablement ralenti le processus. C’est la seule réserve que j’émettrais.

En dehors de ce point, la relation avec Exalog s’est très bien passée. Leur parti pris de nous impliquer dans le paramétrage nous oblige à mettre « les mains dans le cambouis » dès le départ. Cela nous permet de nous familiariser rapidement avec l’application. Je relèverais aussi la disponibilité et la réactivité de notre consultant chez Exalog, tant au moment de la mise en œuvre que lors de l’utilisation quotidienne. C’est agréable de s’adresser à une personne qui connaît votre dossier. Enfin, tous nos utilisateurs s’accordent à dire qu’Allmybanks est un outil facile et intuitif.

Quels sont les futurs projets d’AramisAuto dans Allmybanks ?

Nous souhaitons dans un futur proche intégrer la gestion du compte bancaire de notre filiale Allemande ouvert chez BNP Fortis Munich, c’est-à-dire réceptionner les relevés de compte et gérer les paiements dans Allmybanks (format SEPA, local DTAUS ou SWIFT MT101). Notre objectif ici est d’harmoniser les méthodes au sein du Groupe, et de s’appuyer sur notre solution sécurisée pour gérer des volumes de flux plus important afin d’accompagner notre développement dans ce pays.

Un autre de nos projets concerne le workflow de validation, que nous souhaitons faire évoluer (clef numérique supplémentaire, ajout de valideurs, etc.). Ensuite, nous souhaitons tirer profit de la richesse de l’outil et paramétrer les droits de nos utilisateurs dans Allmybanks, alors que pour le moment nous nous en remettons à la bonne foi des signataires et valideurs.

Enfin, nous souhaitons utiliser l’ensemble des fonctionnalités de gestion de trésorerie offertes par Allmybanks, en particulier les échelles d’intérêts sur nos comptes bancaires, les dépôts de garantie, les baux immobiliers, les échéanciers de nos emprunts, et l’export des écritures vers notre comptabilité.

En conclusion, notre objectif est d’utiliser au mieux les fonctionnalités proposées par Allmybanks, et de progresser dans notre utilisation du logiciel pour accompagner le développement de notre groupe.