Générale de Santé choisit le logiciel Allmybanks pour la gestion de sa trésorerie

Pourriez-vous nous présenter le Groupe Générale de Santé ?
La Générale de Santé est le leader européen des groupes privés de soins et de services à la santé (courts, moyens ou longs séjours).

Le Groupe a été créé en 1987 et compte désormais plus de 180 établissements (ndlr: hôpitaux privés et cliniques), ce qui représente 17% de la part d’hospitalisation privée française. Nous avons réalisé l’année dernière un chiffre d’affaires de plus de 2 milliards d’euros. Celui-ci est composé à 85% des remboursements de la Sécurité Sociale et à 10% de ceux des mutuelles. Le reste de notre chiffre d’affaires provient de la quote-part non remboursée restant à la charge du patient qui concerne essentiellement des prestations dites « d’hôtellerie ».

Structurellement, quelles sont pour vous les conséquences de votre type d’activité et de vos modes de financement sur l’organisation de votre trésorerie Groupe ?
Notre société, cotée sur Euronext Paris, a fait l’objet en 2007 d’un LBO, adossé à un crédit syndiqué (tranchés classiquement en Senior, Mezzanine et Pik). Ce crédit syndiqué, en sus de sa gestion intrinsèque, est aussi une contrainte forte, nous obligeant à conserver une répartition non optimale de nos flux de cash management sur les principales banques du pool (i.e. « side business » sur 8 banques).

Ensuite, la structure de notre Groupe d’établissements de santé est un subtil mélange de fonctions centralisées (les achats, la DSI, etc.) et de fonctions devant rester décentralisées, de part la nature même de notre activité de Santé (fortement réglementée par nos tutelles). Ainsi, chaque établissement de santé dispose de son propre directeur, assisté d’un DAF et éventuellement d’un chef comptable, habilités à gérer le compte bancaire de l’établissement. Les SCI portant l’immobilier de nos cliniques disposent elles aussi de leurs propres comptes bancaires, gérés en central. Au final, le Groupe totalise plus de 350 comptes.

En ce qui concerne notre activité cash management, nos encaissements se composent des flux de remboursements des Caisses Primaires d’Assurance Maladie (par virement) et des mutuelles (par virement ou lettre-chèque), et de dossiers monétiques pour les patients (qui nous règlent par chèque, carte bancaire ou en numéraire). Pour les paiements, nous disposons d’une centrale d’achats Groupe qui gère les approvisionnements auprès de nos différents fournisseurs.

Nous réglons ces fournisseurs par virements bancaires via des fichiers sortant de notre ERP (spécifique au monde de la Santé) et devant être intégrés dans notre plateforme de trésorerie centrale.

Enfin, notre modèle capitalistique semblable à celui des groupes de maisons de retraite, nous soumet à des contraintes d’endettement qui nous oblige à arbitrer entre le souhait d’être propriétaire de nos murs (et du matériel médical associé) et celui d’être locataire auprès, par exemple, d’une foncière. Cela implique souvent une position d’endettement financier important, que nous devons optimiser quotidiennement par une gestion précise de nos actifs mobiliers et immobiliers et de leurs passifs financiers associés.

Pour quelles raisons avez-vous décidé de changer de logiciel de gestion de trésorerie ?
Le projet a démarré il y a deux ans, peu de temps après mon arrivée en tant que Directeur Financements & Trésorerie de la Générale de Santé. Nous étions alors équipés en central du logiciel leader sur le marché français, et chaque établissement fonctionnait avec son propre système. Cela allait du portail de web-banking au logiciel de trésorerie installé adossé à un modem. Je vous laisse imaginer la complexité de la gestion, des paiements, des reportings, des pouvoirs bancaires, etc. L’hétérogénéité des systèmes ne nous permettait pas d’avoir une vision parfaite du cash flow dans le groupe (problème des codifications, nomenclature unique, etc.).

De plus, le coût de ce fonctionnement était élevé du fait des multiples abonnements des cliniques (portails bancaires, ETEBAC, etc.) et de l’investissement nécessaire aux mises à jour du logiciel des holdings.

Ensuite, la pérennité des outils n’était pas assurée à cause de leur incompatibilité avec les prochaines évolutions des standards (SEPA, EBICS, etc.), et en central la migration m’avait semblée extrêmement coûteuse au vu du faible degré d’innovation de la solution proposée.

Pour conclure, nous avions besoin de nous équiper d’un outil moderne permettant à tous de collaborer sur une même base (avec une traçabilité totale des actions) supprimant ainsi la duplication des tâches.

Pourquoi avez-vous alors porté votre choix sur le mode SaaS ?
Le mode SaaS permet aux différents établissements d’intégrer leurs flux dans un outil unique. Cela garantit la fiabilité de l’information : tout le Groupe dispose de la même vision en temps réel (avec, évidemment, des filtres en fonction des droits d’utilisation). Et en tant que trésorier Groupe, j’ai ainsi une meilleure connaissance du business flux, ce qui est primordial, notamment dans le cadre de la renégociation de nos conditions bancaires.

Pourquoi avez-vous choisi Allmybanks, le logiciel SaaS de gestion de trésorerie d’Exalog ?
Tout d’abord, Allmybanks est effectivement disponible en mode SaaS, ce qui constituait notre premier critère de choix.

Un second critère était la structure tarifaire de la proposition. D’autres éditeurs avec le même type d’offre proposent un coût par utilisateur. Or, notre projet prévoyait un nombre très important d’utilisateurs (environ 4 à 5 par établissement) nous ne pouvions donc pas envisager de porter notre choix sur ces offres. Avec Allmybanks, le coût de déploiement est neutre et Exalog est le seul à avoir cette approche. Cela est un avantage considérable pour des structures devant rester en partie décentralisées comme la nôtre.

Enfin, le dernier critère décisif est l’approche proactive d’Exalog en termes d’évolution produit. C’est la communauté d’utilisateurs Allmybanks qui participe au développement du logiciel et l’innovation est mutualisée. Ainsi, le module de gestion des crédits baux que nous avions demandé, est aujourd’hui utilisable par l’ensemble des utilisateurs d’Allmybanks et cela, sans surcoût.

J’ajouterais que, dans le cadre de notre problématique de migration SEPA, choisir un éditeur qui intègre tous les éléments de la chaîne de paiements et également la connectivité bancaire, était un argument déterminant.

Comment s’est déroulé le déploiement du logiciel Allmybanks chez la Générale de Santé ?
Dans un premier temps, nous avons effectué avec Exalog des tests avec nos banques pour la partie connectivité. Puis, nous avons mis en place le paramétrage de trésorerie et intégré nos holdings et nos SCI. Très rapidement nous avons pu basculer les autres établissements, le paramétrage déjà initié en central étant commun à l’ensemble des entités du Groupe. Encore un avantage du mode SaaS.

Le passage de la partie paiements des établissements, se fait concomitamment à leur migration vers le SEPA. Nous intégrons sur la plate-forme Allmybanks 5 nouveaux établissements par mois, et prévoyons d’intensifier ce rythme.

Quel bilan pouvez-vous tirer de ces deux ans ?
Le bilan est très positif. Le déploiement a été simple et rapide.

Au niveau des holdings comme en local, nous disposons aujourd’hui d’un outil qui nous apporte plus d’informations qu’auparavant. En tant que trésorier Groupe, je dispose d’une vision claire de qui fait quoi, d’une traçabilité complète des actions et d’une maîtrise du paramétrage notamment sur les aspects de sécurisation (accès et validation des ordres).

Au sein de chacune des entités, nous disposons de rapports et d’états d’analyse détaillés présentant : les recettes et dépenses, les financements mobiliers ou immobiliers, les pouvoirs bancaires, etc.

Enfin, nous pouvons effectuer des recherches sur les paiements effectués auprès de tous nos partenaires bancaires et ce, directement sur Internet, sans se soucier du poste à partir duquel nous nous connectons.

Quels sont pour la Générale de Santé les prochaines étapes dans votre utilisation d’Allmybanks ?
Nous sommes en train de finaliser les dernières fonctionnalités concernant la gestion des baux commerciaux (ex : location 3/6/9), qui pourraient passer en endettement financier en IFRS d’ici à 2012.

Un autre chantier est la mise en place d’une « payment factory » (ndlr: centrale de paiements) ce qui nous apportera une grande efficience en termes de coût. Au niveau de la holding, nous pourrons ainsi réallouer les flux à tel ou tel partenaire bancaire dans une optique de réduction des frais.

Pour cette nouvelle étape, comme cela a toujours été le cas, nous faisons confiance à Exalog et à son innovation collaborative.